Публикации
Сотрудника подозревают в хищении. Как провести внутреннее расследование
Если в компании пропало имущество, то прежде чем заявлять в полицию, советуем провести собственное внутреннее расследование. Так сможете подготовить и систематизировать материалы, с помощью которых следователь сразу увидит состав преступления и не откажется возбуждать уголовное дело по формальным основаниям. Как провести такое расследование совместно со службой безопасности, читайте далее.
Инициировать проверку
Если обнаружили в компании пропажу имущества, советуем провести совместное внутреннее расследование юристов и службы безопасности. Самый распространенный случай — сотрудника заподозрили в хищении. К примеру, он пользовался корпоративными банковскими картами, чтобы оплачивать в рабочих целях транспорт, деловой обед, заправлять автомобиль. Однако после увольнения сотрудника руководство заметило, что он тратил деньги компании на свои личные нужды, тем самым причинил своему работодателю ущерб на крупную сумму. С материалами внутреннего расследования юротделу будет проще обращаться в суд или правоохранительные органы, так как сможете обосновать свою позицию документами и свидетельскими показаниями.
Внутреннее расследование стоит провести, если из компании со скандалом ушел проблемный сотрудник. Такой сотрудник может захотеть отомстить и поэтому заявить в полицию о якобы совершенных преступлениях бывшего руководства. Например, обвинить его в мошенничестве, в уходе от налогов. Полиция будет обязана провести доследственную проверку, в рамках которой может не только опросить сотрудников, но и изъять документы по деятельности компании. Также будет проверять источник осведомленности заявителя о нарушениях. Поэтому внутреннее расследование в отношении бывшего сотрудника поможет сформировать его личное дело и обратить внимание правоохранителей на то, что у него были причины оговорить работодателя. Особенно если бывшего сотрудника уволили из-за того, что он нарушал трудовой распорядок или внутренние правила компании.
Пример дела. В компанию пришел новый директор, поскольку предыдущий неожиданно покинул пост вместе с несколькими ключевыми сотрудниками. В ходе совместного расследования юристы и служба безопасности выяснили: произошло хищение.
Как удалось это сделать? При приеме на работу служба безопасности совместно с отделом кадров формирует личные дела сотрудников, которые хранят в архиве. Когда в ходе расследования подняли личные дела, выяснилось, что бывший директор в сговоре с иными сотрудниками незаконно изменил условия трудовых договоров. В результате часть сотрудников полгода получали повышенную зарплату, а также необоснованные премии и иные поощрения.
NB. Чаще всего компании сталкиваются с четырьмя формами хищения: кражей, мошенничеством, присвоением и растратой.
Опросить коллег, с которыми работал сотрудник
Чтобы установить подробные обстоятельства нарушения либо зафиксировать недобросовестное поведение и характеристики личности сотрудника, советуем прежде всего опросить его коллег. В первую очередь тех, кто находится с ним в одном кабинете или часто взаимодействует по работе. Такой опрос можно организовать в форме письменных пояснений работников. Второй вариант: сотрудники юротдела и службы безопасности опрашивают коллег по списку вопросов. Бланк для такого опроса следует подготовить заранее и указать в нем, что пояснения сотрудников вы затем передадите в правоохранительные органы. После того как сотрудник заполнит бланк, он подписывает его.
Пример дела. В случае с директором, который изменил трудовые договоры, служба безопасности опросила сотрудников, которые работали совместно с уже уволенными коллегами. Сотрудник пояснил: на работу он устраивался одновременно с одним из подозреваемых, и трудовые договоры они подписывали одновременно. На тот момент их зарплаты были идентичны, поскольку они занимали одинаковые должности. Ни о переводах коллеги на другую должность, ни о повышении его зарплаты этот сотрудник ничего не знал. Другой сотрудник вспомнил, что бывший директор неоднократно высказывался по поводу низкого дохода, а также угрожал уйти из компании, если ему не повысят зарплату.
NB. Весь ход внутреннего расследования следует фиксировать письменно, чтобы затем передать материалы в правоохранительные органы.
Собрать документы, которые подписывал или рассылал сотрудник
Советуем собрать не только бумажные, но и электронные документы, когда проводите расследование. При работе с ними можно оценить метаданные: когда и кто составил этот документ, были ли в нем изменения, кто и когда их вносил. Кроме того, возможно будет установить, в какую дату документ печатали. Бумажные документы полезны для расследования тем, что по ним возможно провести почерковедческую экспертизу. К примеру, если подозреваемый сотрудник отрицает, что подписывал спорный документ.
К сбору документов можно также отнести анализ переписки, в том числе в мессенджерах. С ее помощью удастся установить, кто еще из сотрудников имел отношение к поручению, из-за которого произошло преступление. Также сможете восстановить цепочку событий и выяснить, кто, когда и чем занимался в рамках подозрительных поручений. Если сотрудник выполнял или давал указания, которые не входят в его обязанности, следует потребовать от него пояснения в рамках опроса.
Если проверяете конкретного сотрудника, советуем собрать его должностные инструкции, а также все документы о наделении его полномочиями, например доверенности. Если хищение произошло в ходе работы по проекту, нужно собрать рабочую документацию проекта. Это поможет установить, как распределили задачи между сотрудниками, оценить, насколько качественно их выполняли, а также визуализировать весь производственный процесс.
Пример дела. Вот как поступили юристы и служба безопасности в истории с недобросовестным директором: запросили сведения о выплатах зарплаты сотрудникам, чьи трудовые договоры подменили. В результате анализа установили дату, с которой у части сотрудников изменился заработок, в то время как у их коллег
на смежных должностях выплаты остались прежними. Затем служба безопасности инициировала экспертизы. Техническую — чтобы проверить давность составления документов, и почерковедческую — оригинальность подписей. Эксперты выяснили, что документам нет и полугода, в то время как реальные трудовые договоры сотрудники подписывали несколько лет назад. Все материалы компания передала в правоохранительные органы, и в отношении бывших сотрудников возбудили уголовное дело.УК
Провести аудит расходов сотрудника
Советуем проводить внутренний аудит регулярно, а не только когда в компании возникли проблемы. Аудит на постоянной основе — важная профилактическая мера, а в перспективе — помощь при внутреннем расследовании. Сможете провести его не с нуля, а воспользоваться готовыми материалами регулярных аудиторских проверок. Проводить такие мероприятия возможно силами не только внешних специалистов, но и сотрудников компании.
К примеру, бухгалтерия может проводить сверку расходов денег, которые вверили сотрудникам компании по каждому отчетному периоду, а не только в случае пропажи или подозрений. Профилактикой также будет и соблюдение строгой отчетности, когда сотрудникам передают наличные. Чтобы избежать путаницы и отказов работников выполнять действия, которых раньше от них не требовали, советуем разработать или дополнить внутренние регламенты компании, а также должностные инструкции сотрудников. Кроме того, рекомендуем регулярно проводить семинары или разъяснительные беседы с сотрудниками компании. Это поможет обратить их внимание на недопустимость и противоправность действий, которые могут казаться им незначительными.
Пример дела. В случае с недобросовестным директором бюджет компании могло обезопасить хранение документов не только в бумажном, но и в электронном виде. Другой способ: организация хранения документов могла быть устроена таким образом, чтобы у других сотрудников не было доступа к документам.
При этом если какие-либо материалы истребовали из архива, это следовало фиксировать. Также облегчить задачу доказывания подмены помогли бы копии личных дел сотрудников, которые могут храниться и в службе безопасности. Кроме того, компетентные сотрудники могут проводить сверки расходов компании, в том числе на зарплату, чтобы не допустить незаконное увеличение премий и надбавок, а также исключить возможность хищения денежных средств.