Аудит
Проводить уголовный аудит следует раз в полгода или год. Нужно проверить, как хранятся документы и электронные носители, провести тренинги среди сотрудников и письменно зафиксировать все должностные инструкции и регламенты.
Каждая компания индивидуальна. Модель бизнеса, выстраивание отношений внутри коллектива, распределение полномочий и обязанностей, подходы к работе с контрагентами и государством и многое другое – у всех свои особенности. И от того, как отлажены бизнес-процессы, насколько подготовлены сотрудники, как ведется документооборот и выстроена архитектура IT зависит готовность компании к интересу правоохранителей.
Причины такого интереса могут быть разными – возбуждено дело в отношении контрагента, проведена проверка налоговым, таможенным или антимонопольным органом, у следственных органов есть претензии по движению государственных денег, контрагент посчитал, что его обманули и т.п. Проверить, насколько ваша компания готова к визиту правоохранителей, имеются ли риски возбуждения дела в применяемой бизнес-модели, готовы ли сотрудники компании к обыску или вызову на допрос, поможет уголовный аудит.
Аудит носителей информации
При расследовании экономических преступлений в первую очередь следователя интересуют документы – договоры, акты, платежные поручения, данные бухгалтерского учета, штатные расписания. От их наличия зависит возможность компании доказать свою добропорядочность.
Выстраиваем хранение документов таким образом, чтобы на архивирование передавались только бумаги, которые прошли надлежащую процедуру подписания, причем именно в те сроки, которые в них указаны. Вместе с документами храним копии дополнительных материалов, которые должны передаваться заказчику одновременно с приемкой-передачей товаров или услуг, например отчетную документацию. Неоднократно в практике встречаются случаи, когда следователь запрашивает документы, а в них либо отсутствует подпись (в свое время забыли поставить), либо указано на передаваемую отчетную документацию, а ее в наличии нет. При этом архив должен храниться таким образом, чтобы распоряжаться им могла только компания, а не любой контрольный, надзорный или правоохранительный орган.
В ходе обыска следователь вправе изъять любой документ или предмет. В связи с чем важно, чтобы в офисе или иных помещениях компании не хранились черновики, стикеры, ежедневники и т. п. Ведь сделанные в них записи при определенных обстоятельствах можно использовать в качестве доказательств.
Соблюдаем гигиену электронных носителей информации. Также правоохранителей интересуют различные средства хранения электронной информации – флешки, внешние хард-диски, CD. В офисе не должно быть подобных носителей, кроме тех, которые необходимы для функционирования бизнеса. Важно помнить – очистить все данные с флешки невозможно, имеется достаточно способов ее восстановления. Единственный гарантированный способ удаления информации – физическое уничтожение носителя. Как правило, сотрудники не знают этих деталей или не обращают на них внимания. Поэтому важно проводить периодические проверки на предмет хранения указанного выше в офисе. Причем делать это лучше силами сотрудников других подразделений или внешних консультантов, так как ввиду особенностей работы нашего мозга взгляд на привычное нам помещение и предметы в нем «замыливается».
Подготовка сотрудников
Обучаем персонал. Еще одним немаловажным аспектом является готовность сотрудников к интересу правоохранительных органов, которые могут как прийти в офис с обыском или выемкой, так и вызвать на допрос. Каждый сотрудник компании должен знать алгоритм действий в таком случае, а также свои права и обязанности. С этой целью целесообразно проводить периодические семинары и тренинги. На них разъясняем: как себя вести в случае поступления вызова на допрос; обязательна ли повестка или достаточно вызова по телефону, в том числе посредством мессенджеров; обязательно ли являться по вызову в указанное время и при каких обстоятельствах допрос можно перенести; можно ли отказаться от дачи показаний. Информируем о том, что гражданин может в любом случае прийти на допрос с адвокатом, а также что показания заносятся в протокол в том виде, в котором они даны допрошенным. Необходимо ввести регламент, согласно которому при любом вызове сотрудника в правоохранительные органы он сообщает своему руководителю, а тот принимает меры для сопровождения адвокатом.
Актуализируем должностные инструкции. Распределение полномочий и обязанностей через должностные инструкции и регламенты – еще один важный элемент защиты как сотрудников, так и топ-менеджмента. От их наличия зависит ход расследования и мера ответственности в рамках уголовного дела. В ходе периодического аудита необходимо проверять, насколько детально зафиксированы обязанности работников, насколько прописаны их полномочия на осуществление конкретных действий, в том числе на коммуникацию с контрагентами, соблюдение норм безопасности, ведение налогового учета и т. п. Отдельно необходимо контролировать полномочия конкретных сотрудников компании на взаимодействие с правоохранительными органами. На случай их визита в компании должны быть два уполномоченных регламентом и доверенностями работника, которые осведомлены о порядке производства обыска, выемки или обследования помещений, знают права и обязанности компании, имеют прямую коммуникацию как с руководством компании, так и с адвокатами и знают алгоритм действий в подобных случаях. Иные сотрудники компании должны быть уведомлены о том, что они не имеют права выступать от имени компании в подобных случаях и подписывать какие-либо документы.
При решении ежедневных задач, связанных с развитием бизнеса, непрофильные вопросы отходят на второй план. Правоохранители не часто проявляют свой интерес и со временем острота готовности к их визиту снижается. Поэтому важно проводить аудит периодически, например раз в полгода или год, в зависимости от количества сотрудников и диверсифицированности бизнеса. Как правило, данная функция передается отделам внутреннего аудита или службе безопасности, либо внешним консультантам.