Внутреннее расследование
Если компания понесла ущерб из-за сотрудников, разумнее всего начать с внутреннего расследования. Это позволит собрать необходимую фактуру для обращения в правоохранительные органы и с большей вероятностью добиться возбуждения уголовного дела.
Зачем нужны внутренние расследования
Внутреннее расследование – процедура, которая позволяет выяснить обстоятельства, имена, действия злоумышленников, которые нанесли ущерб вашей компании. Его следует проводить собственными силами, привлекая юристов, службу собственной безопасности и отдельных специалистов (чаще всего – бухгалтеров, иногда – IT-специалистов).
Инициировать проведение расследования внутри компании нужно еще до того, как решитесь официально обратиться к правоохранительным органам с заявлением о преступлении. Выявленные детали внутреннего разбирательства лягут в основу заявления о возбуждении дела и не позволят следователю просто отмахнуться от вас. Таким образом, потратив время и рабочие ресурсы компании, вы получите гораздо больше.
Во-первых, вам удастся преодолеть инертность правоохранителей, потому что вы фактически проделаете за них большую часть работы. Наградой за это станет возбуждение дела – первая победа на пути к восстановлению справедливости.
Во-вторых, сформировав фактуру дела, вы зададите верный (с вашей точки зрения) вектор развития официального расследования. Чем больше деталей, которые как пазлы, укладываются в предложенную вами картину преступления – тем больше шансов, что они станут доказательствами в официальном следствии.
В-третьих, внутреннее расследование позволит установить характер и размеры нанесенного ущерба. Это ключевая информация для этапа получения возмещения – собственно, главной цели расследований.
Алгоритм проверки
Самый распространенный случай, который требует проведения расследования — сотрудника заподозрили в хищении. Чаще всего компании сталкиваются с четырьмя формами хищения: кражей, мошенничеством, присвоением и растратой. В каждом случае есть своя специфика – и подсказать полный список необходимых действий поможет адвокат. Однако все варианты внутренних расследований объединяет общий алгоритм:
- инициируем проверку действий подозреваемого сотрудника;
- проводим опрос его коллег;
- собираем и анализируем документы, которые он подписывал или рассылал;
- проводим аудит его расходов.
Главное, помним: весь ход внутреннего расследования необходимо фиксировать письменно, чтобы затем передать материалы в правоохранительные органы.
Начинаем проверку с установления фактов или сотрудника, которые вызывают подозрения в хищении. Именно они становятся предметом расследования, в ходе которого могут открыться обстоятельства для расширения проверки.
Опрашиваем коллег, с которыми взаимодействовал сотрудник. Почти у каждого преступления есть свидетель – важно найти его и задать ему правильные вопросы. Можно попросить работников дать письменные пояснения в связи с недобросовестным поведением и характеристикой личности сотрудника. Однако эффективнее будет подготовить бланк со списком вопросов, по которому специалисты юридического отдела и службы безопасности опросят сотрудников. Важно: на бланке опроса обязательно нужно указать, что пояснения сотрудников планируется передать в правоохранительные органы. После заполнения бланка сотрудник должен подписать его.
Собираем документы, с которыми работал сотрудник. Любой преступник оставляет следы на месте преступления. В нашем случае эти следы стоит искать в документации, к которой имел доступ подозреваемый. В расследование надо включить все форматы документов – и бумажные, и электронные. Бумажные материалы полезны тем, что по ним можно провести почерковедческую экспертизу – например, когда подозреваемый сотрудник отрицает, что подписывал спорный документ. Анализ электронной документации даст возможность оценить метаданные (кто и когда составил этот документ, были ли в нем изменения, кем и когда они внесены) и даже установить дату и время печати документа. Изучение рабочей переписки, в том числе в мессенджерах, поможет установить цепь событий, и кто чем конкретно занимался в определенный период времени. Личное дело подозреваемого, должностная инструкция, доверенность, рабочая документация проекта – эти документы также подлежат анализу.
Проводим аудит расходов сотрудника регулярно, а не только в экстремальных ситуациях. Аудит на постоянной основе — важная профилактическая мера и огромная помощь при проведении внутреннего расследования, когда у вас появляется возможность воспользоваться готовыми материалами аудиторских проверок. Стоит включить в блок аудита, например, сверку бухгалтерией расходов денег, которые вверили сотрудникам компании по каждому отчетному периоду, а не только в случае пропажи или подозрений. Строгую отчетность следует установить и по передаче сотрудникам наличных средств. Рекомендуется оформить эти правила включением во внутренние регламенты компании и должностные инструкции соответствующих сотрудников. Тогда при проведении внутреннего расследования останется только сверить соответствие действий подозреваемого установленному порядку.
Поводы для проведения расследования
Случай 1. Сотрудник потратил крупную сумму из средств компании на свои личные нужды в период, когда ему был предоставлен доступ к корпоративным банковским картам для оплаты транспорта, заправки автомобиля, деловых обедов. Ущерб обнаружился после его увольнения. При расследовании акцентируемся на аудите его расходов.
Случай 2. Месть со стороны уволенного со скандалом работника – довольно распространенная история. Обычно она обретает форму заявления в полицию о якобы совершенных преступлениях бывшего руководства (с обвинением в мошенничестве, в уходе от налогов и т.п.).
К такой перспективе надо подготовиться, не дожидаясь появления полиции. Рекомендуется сразу после ухода проблемного сотрудника сформировать полную картину его действий в компании с занесением в личное дело. Например, зафиксированные нарушения трудового распорядка или внутренних правил компании позволят обратить внимание правоохранителей на мотивацию экс-сотрудника к оговору работодателя.
Случай 3. Руководитель подразделения неожиданно покидает свой пост – и одновременно с ним увольняются несколько ключевых сотрудников. Такой коллективный исход кадров однозначно должен насторожить, а внутренняя проверка позволит выяснить не только причину массового увольнения, но и, возможно, приоткроет завесу над незаконными действиями этой «команды». Например, когда обнаружится хищение.
В этом примере из практики в ходе расследования подняли личные дела из архива. Выяснилось, что руководитель в сговоре с сотрудниками незаконно изменил условия их трудовых договоров - и они полгода получали повышенную зарплату, необоснованные премии и другие выплаты в виде поощрений.
Для профилактики подобных случаев рекомендуется регулярно проводить сверки расходов компании, в том числе на зарплату. В целом, бюджет компании может обезопасить хранение документов не только в бумажном, но и в электронном виде. Любое обращение к личным делам или трудовым договорам следует фиксировать. А облегчить задачу доказывания подмены документов помогли бы копии личных дел сотрудников, отданные на хранение службе безопасности.